Dernièrement j’ai travaillé avec une communauté de chefs de projets et j’ai été surpris de les voir créer des diagrammes de Gantt dans Excel. Microsoft propose le logiciel Project qui permet de planifier et piloter les projets, gérer les ressources et budget, bref bien plus qu’un Gantt dans Excel. J’ai découvert Project durant mes études et n’en connait que la partie émergée. Par contre, collaborer autour de données dans SharePoint est plus dans mes cordes.

Quand vous travaillez sur un projet, il est bon d’impliquer les gens et pour cela de rendre visible les phases et deadlines. Vous conviendrez avec moi qu’un site SharePoint permet plus d’interactions et de collaborations qu’un fichier Excel dans un partage réseau. Comme une liste de tache dispose nativement d’une vue Diagramme de Gantt, vous avez la possibilité de rendre visible le déroulement du projet et de bénéficier des avantages liés aux taches (mail d’assignation, progression, …).

En passant à Project, vous garderez les avantages précédents grâce à l’intégration avec Sharepoint et en plus vous pourrez gérer les ressources et le budget. Au passage, l’interface de Project est plus conviviale que celle de la vue Gantt de SharePoint pour travailler sur des projets conséquents.

Vous pouvez commencer :

• A partir d’une liste de type Taches dans SharePoint
• A partir de MS Project
• A partir d’un fichier Excel (d’un format bien défini)

Mais préalablement vous devez activer la fonctionnalité de site Fonctionnalité Project.

Maintenant vous pouvez synchroniser vos taches entre MS Project et une liste de tache SharePoint

Depuis SharePoint à partir d’une liste de taches existante

Dans le ruban de votre liste de tache, vous trouverez le bouton Ouvrir avec Project dans la section Se connecter et exporter.

Au clic, Project se lance et se synchronise avec la liste remontant ainsi toutes les taches existantes.

Depuis MS Project à partir d’une liste SharePoint existante

Dans Project, vous avez le possiblité de créer un projet à partir d’une liste de taches existante.

En cliquant sur New from SharePoint Tasks List, vous renseignez l’URL de votre Site et après vérification vous pourrez sélectionner une liste de tache.

Au clic sur OK, Project crée un nouveau projet et le synchronise la liste.

Synchronisation depuis MS Project

Si vous disposez d’un projet Project pré existant, vous pouvez le synchroniser avec une liste de tache dans SharePoint.

Deux options se présentent à vous depuis File > Save As > Sync with SharePoint

Depuis MS Project dans une liste existante

Depuis MS Project dans un nouveau site

Champs personnalisés

Si vous avez des champs supplémentaires dans SharePoint, il est possible de les afficher dans MS Project.

Pour cela il faut :

Note : Lors d’une synchronisation, le fichier Project (.mpp) est sauvegardé automatiquement dans la bibliothèque de document Pièces jointes. Cela vous évitera de vous demander où trouver la dernière version du fichier.

Vous constaterez sur les deux captures suivantes que le rendu du diagramme de Gantt dans SharePoint est très proche de celui de Project.

Ecran Gantt de MS Project
Gantt dans SharePoint 2013

Remarquez au passage la frise chronologique qui permet de promouvoir certaines taches afin d’en améliorer la visibilité. Petit plus, le menu contextuel permet d’interagir en un clic avec les taches.

Menu contextuel dans la frise chronologique

Webpart spécifiques

En activant la fonctionnalité Fonctionnalité Projet, vous disposez de deux composants dans la section Report de contenu > Chronologie & Récapitulatif de contenu.

Récapitulatif du projet/Project Summary

Ce composant permet de visualiser les taches d’un projet et d’interagir avec elles aux travers de quatre affichages glissants:

WebPart Récapitulatif du Projet

Chronologie/Timeline

Ce composant permet d’afficher la chronologie d’une liste de tache. Simple mais utile.

Au final, synchroniser son projet MS Project avec une liste de projet dans SharePoint permet de partager de donner de la visibilité à votre projet. Vos collaborateurs disposeront d’un lieu centralisé de collaboration avec de composants graphiques sur lesquels s’appuyer. Ayant une connaissance de surface de Project, je vous conseille le blog – en anglais – de Nenad Trajkovski pour découvrir des actions avancées.